Verantwortlichkeit für die Datenverarbeitung
WR Wohnraum Gruppe mit den Unternehmen:
Beyond Tech GmbH
Beethovenstraße 18
87435 Kempten
Deutschland
Zweck der Datenverarbeitung
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten nur unter Einhaltung der einschlägigen Datenschutzbestimmungen.
Wir verwenden Ihre Daten zur Beantwortung von Anfragen oder Kontaktaufnahme und Kommunikation zum jeweiligen Anliegen sowie zur Vertragsabwicklung.
Dies können in unserem Fall bspw. sein:
Wir speichern und verarbeiten Ihre Daten in unseren internen Verwaltungsprogrammen, E-Mail-Programm, Office-Programmen. Der Zugriff auf Ihre Daten ist nach einem Rechte- und Rollenkonzept definiert und nur den für den jeweiligen Zweck notwendigem Personenkreis gestattet.
Rechtsgrundlage der Verarbeitung
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist primär Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO. Die Verarbeitung ist für die Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich.
Gegebenenfalls stützen wir die Verarbeitung auch auf Art. 6 Abs. 1 lit f) DSGVO. Die Verarbeitung findet aufgrund berechtigten Interesses statt. Wir gehen davon aus, dass die Verarbeitung beispielsweise zur Kommunikation ebenso im Sinne der betroffenen Person ist. Ebenfalls fällt die Speicherung Ihrer Daten in unseren internen Verwaltungsprogrammen darunter.
Für bestimmte andere Verarbeitungen stützen wir die Verarbeitung auch auf Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit a) DSGVO). In den betreffenden Fällen holen wir Ihre Einwilligung gesondert ein.
Ebenso kann eine Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten aufgrund von geltenden Gesetzen (Art. 6 Abs. 1 lit c DSGVO) erfolgen.
Speicherdauer, bzw. Kriterien zur Festlegung der Dauer
Wir bewahren Ihre uns zur Verfügung gestellten Daten nur so lange auf, um die vorgenannten Zwecke zu erfüllen oder wie es die vom Gesetzgeber vorgesehenen vielfältigen Speicherfristen festlegen. Beispielsweise kann sich die Aufbewahrungsfrist Ihrer Daten aus § 257 des Handelsgesetzbuches (HGB) sowie § 147 der Abgabenordnung (AO) herleiten. Hier wird von jedem Kaufmann gefordert, Handelsbücher für die Dauer von 10 Jahren, sowie Handelsbriefe (auch vertragsrelevante E-Mails) für die Dauer von 6 Jahren aufzubewahren. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem die letzte Eintragung in das Handelsbuch gemacht, bzw. der Handelsbrief empfangen oder abgesandt wurde.
Entfällt der jeweilige Zweck bzw. nach Ablauf der entsprechenden Fristen, werden Ihre Daten routinemäßig und entsprechend den gesetzlichen Vorschriften gesperrt bzw. gelöscht.
Weitergabe Ihrer Daten an Dritte
Wir übermitteln Ihre personenbezogenen Daten nur dann an Dritte, wenn dies gesetzlich erlaubt ist oder Sie eingewilligt haben. An folgende Dienstleister geben wir Ihre Daten zum jeweils beschriebenen weiter:
Dienstleister – Zweck
Dies können sein:
Außerdem ggf. (falls zutreffend) an
Im Rahmen der IT-Betreuung kann der eingesetzte Dienstleister Zugriff auf Ihre Daten erhalten. Wir haben mit dem Anbieter einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, der den Schutz der Daten sicherstellt und eine unberechtigte Weitergabe an Dritte untersagt.
Datenübermittlung an ein Drittland oder eine internationale Organisation
Als Drittland sind Länder zu verstehen, in denen die DSGVO kein unmittelbar geltendes Recht ist. Dies umfasst grundsätzlich alle Länder außerhalb der EU bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums.
Es findet keine Datenübermittlung an ein Drittland oder eine internationale Organisation ohne gesetzliche Grundlage statt.
Durch die Nutzung von Microsoft 365 können wir (trotz Einstellung der Server in Deutschland/EU) nicht ausschließen, dass ggf. eine Datenübermittlung an ein Drittland stattfindet.
Für Datenübermittlung in die USA gilt: Seit Juli 2023 existiert ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission (Data Privacy Framework), welches die USA als ein Drittland mit einem der EU vergleichbaren Datenschutzniveau ausweist. Der Angemessenheitsbeschluss kann nunmehr als Grundlage für Datenübermittlungen an zertifizierte Organisationen in den USA dienen.
Ausweislich der vom US Department of Commerce veröffentlichten Liste der zertifizierten Unternehmen, ist die Microsoft Corporation als zertifiziertes Unternehmen gelistet.
Mieterportal
Information nach Art. 13 DSGVO für das Online-Portal
https://wr-wohnraum-hausverwaltung.mycasavi.com
Verantwortlichkeit für die Datenverarbeitung
WR Wohnraum Gruppe
mit den Unternehmen
WR Wohnraum AG
WR Wohnraum Hausverwaltungs GmbH,
WR Green Energy GmbH,
WR Wohnraum HLS Plan GmbH,
Beyond Tech GmbH
Beethovenstrasse 18
D-87435 Kempten
Zweck der Datenverarbeitung
Wir nutzen für die Verwaltung der Kommunikation und Vorgangsbearbeitung das Programm Casavi und
bieten unseren Kunden zum Zwecke der Kommunikation über diesen Anbieter daher das Online-Portal https://wr-wohnraum-hausverwaltung.mycasavi.com an.
Diese Kommunikationsplattform für Wohnanlagen dient der Vereinfachung von Kommunikations- und Serviceprozessen zwischen Hausverwaltungen, Eigentümern, Mietern und Dienstleistern. Mit der Nutzung des Cloud-Dienstes mycasavi.com geht insbesondere eine vereinfachte und sicherere Abwicklung von Massenkommunikation sowie ein vereinfachtes Dokumentenmanagement einher.
Um dieses Portal nutzen zu können, erhalten Sie von uns nach Anforderung einen Einladungscode und müssen Sie sich dort selbst registrieren und ein geeignetes Passwort für Ihren persönlichen Zugang vergeben.
Bei der Anforderung werden folgende Daten abgefragt: Vorname, Nachname, E-Mail, Adresse und Vertragsnummer. Dies dient der korrekten Zuordnung, Sicherstellung der Berechtigung für Zugang und Zusendung des Codes für die Registrierung. Bei der Registrierung können Sie Ihre eigenen Daten korrigieren oder ergänzen. Weitere Daten sind freiwillig und von Ihnen selbst bestimmt.
Über das Portal können Sie uns nach persönlicher Registrierung Nachrichten/Anfragen über https verschlüsselt zukommen lassen. Welche Daten Sie uns hier zur Verfügung stellen, können Sie ebenfalls selber bestimmen
Wir sind für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO und bestimmen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung. Für die technische
Bereitstellung und den Betrieb des Portals nutzen wir die Dienste der casavi GmbH.
Die casavi GmbH ist datenschutzrechtlich als Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 4 Nr. 8 und Art. 28 DSGVO tätig. Dies bedeutet, dass die casavi GmbH Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich auf unsere Weisung als Ihr Immobilienverwalter verarbeitet.
Wie die Daten von Casavi verarbeitet werden, können Sie den Datenschutzhinweisen von Casavi entnehmen, die Ihnen bei der Registrierung über einen Link auf der Registrierungsseite zur Verfügung gestellt werden. Hier gerne der Link dazu: https://static.mycasavi.com/pages/de/latest/privacy-statement/end-customers.html
Rechtsgrundlage der Verarbeitung
Wir stützen die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit f) DSGVO. Die Verarbeitung findet aufgrund berechtigten Interesses statt. Unser berechtigtes Interesse besteht hier an der Bereitstellung eines Portales zur Vereinfachung von Kommunikations- und Serviceprozessen.
Aus unserer Sicht ist die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für die Registrierung Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO. Die Verarbeitung ist für die Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich. Dies gilt insbesondere für die Kommunikation über das Portal im Rahmen der Vertragsdurchführung mit Ihnen als Mieter oder Eigentümer.
Mit der Registrierung gehen Sie einen Vertrag mit Casavi ein. Genauere Informationen könne Sie bei der Registrierung direkt im Portal aus den AGB und Datenschutzhinweisen von Casavi entnehmen.
Speicherdauer, bzw. Kriterien zur Festlegung der Dauer
Wir bewahren Ihre uns zur Verfügung gestellten Daten nur so lange auf, um die vorgenannten Zwecke zu erfüllen oder wie es die vom Gesetzgeber vorgesehenen vielfältigen Speicherfristen festlegen.
Entfällt der jeweilige Zweck bzw. nach Ablauf der entsprechenden Fristen, werden Ihre Daten routinemäßig und entsprechend den gesetzlichen Vorschriften gesperrt bzw. gelöscht.
Sie haben selber die Möglichkeit, den Account in dem Portal zu deaktivieren oder zu löschen. Die darüber geführte Kommunikation bleibt aber in der jeweiligen Gruppe noch erhalten, um die oben genannten Speicherpflichten zu erfüllen.
Weitergabe Ihrer Daten an Dritte
Wir übermitteln Ihre personenbezogenen Daten nur dann an Dritte, wenn dies gesetzlich erlaubt ist oder Sie eingewilligt haben.
Im Rahmen von Support und aufgrund des Hostings kann der eingesetzte Dienstleister Zugriff auf Ihre Daten erhalten. Wir haben mit dem Anbieter einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, der den Schutz der Daten sicherstellt und eine unberechtigte Weitergabe an Dritte untersagt.
Die casavi GmbH bedient sich zur Bereitstellung der Plattform mycasavi.com weiterer externer Dienstleister, welche als Unterauftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO datenschutzrechtlich an unsere Weisungen gebunden sind.
Datenübermittlung an ein Drittland oder eine internationale Organisation
Als Drittland sind Länder zu verstehen, in denen die DSGVO kein unmittelbar geltendes Recht ist. Dies umfasst grundsätzlich alle Länder außerhalb der EU bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums.
Die casavi GmbH setzt für die Bereitstellung der Plattform mycasavi.com teilweise Dienstleister ein, die ihren Sitz in Drittstaaten haben oder deren Server in Drittstaaten stehen. Dies betrifft insbesondere Anbieter aus den USA sowie Anbieter mit Sitz in Ländern, die über einen Angemessenheitsbeschluss der EU verfügen.
Um ein angemessenes Datenschutzniveau sicherzustellen, hat die casavi GmbH mit allen Dienstleistern, die Daten in Drittstaaten verarbeiten, EU-Standardvertragsklauseln nach Art. 46 DSGVO abgeschlossen. Diese Standardvertragsklauseln verpflichten die Dienstleister zur Einhaltung des europäischen Datenschutzniveaus. Soweit notwendig, werden ergänzende Schutzmechanismen vereinbart, insbesondere die Verschlüsselung der Daten während der Übermittlung und im gespeicherten Zustand.
Einsatz von KI-Technologien
Wir setzen im Rahmen der Verwaltung über mycasavi.com KI-Technologien (Künstliche Intelligenz) ein, um die Bearbeitung von Vorgängen effizienter zu gestalten. Die KI-Technologien werden für folgende Zwecke eingesetzt:
Individuelle Vorgänge einschließlich der anlässlich des individuellen Vorgangs ausgetauschten oder hinterlegten Nachrichten werden zusammengefasst. Vorgänge (bestimmte Textnachrichten, die von den Kunden übermittelt werden) werden hinsichtlich ihrer Priorität bewertet und mit anderen Vorgängen nach der resultierenden Priorität angeordnet. Dokumenttypen können ausgewählt werden, deren Dokumente dann semantisch durchsuchbar gemacht werden. Anhand des Kontextes (individuelle Vorgänge, Dokumente) können Texte durch ein Large Language Model erstellt und in die Antwortmaske von casavi kopiert werden.
Verarbeitete Datenkategorien sind hierbei der Nachrichteninhalt, interne Kommentare, Namen der beteiligten Personen sowie Dokumente und deren Inhalt.
Rechtsgrundlage dieser Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO auf Basis unserer berechtigten wirtschaftlichen Interessen an einer effizienten Bearbeitung sowie der Optimierung unserer Prozesse.
Weitere Rechte betroffener Personen
Können Sie den entsprechenden Abschnitten entnehmen.
Widerruf
Erfolgt die Verarbeitung aufgrund von Einwilligungen, haben Sie jederzeit die Möglichkeit, der Nutzung Ihrer Daten für interne Zwecke mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Hierzu genügt es, eine entsprechende E-Mail an datenschutz@wohnraum.ag senden. Selbstverständlich haben Sie die Möglichkeit, Ihren Widerruf schriftlich auf postalischem Weg an die beim Verantwortlichen genannten Adresse zu richten bzw. telefonisch unter der Rufnummer +49 831 930 6076-0 diesbezüglich mit uns Kontakt aufzunehmen.
Hinweis auf die jeweiligen Betroffenenrechte
Sie haben das Recht, von uns Auskunft über die von uns über Sie verarbeiteten Daten zu erhalten (Art. 15 DSGVO). Zudem können Sie verlangen, dass wir unrichtige personenbezogene Daten über Sie berichtigen (Art. 16 DSGVO). Sofern einschlägig, können Sie verlangen, dass die über Sie verarbeitete personenbezogene Daten gelöscht werden (Art. 17 DSGVO) bzw. dass die Verarbeitung eingeschränkt werden soll (Art. 18 DSGVO). Zudem haben Sie in bestimmten Fällen ein Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO). Auch können Sie unter bestimmten Umständen Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen (Art. 21 DSGVO).
Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten
Datenschutzkanzlei Lenz GmbH & Co. KG
Sven Lenz
Bahnhofstraße 50, D-87435 Kempten
Telefon: +49 831 930653-00
Bei Fragen zum Datenschutz oder weiteren datenschutzrechtlichen Anliegen können Sie gerne eine E-Mail an folgende E-Mail-Adresse senden: datenschutz@wohnraum.ag
Hinweis auf Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde
Sie haben das Recht, sich bei der zuständigen Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht rechtmäßig erfolgt.
Die Anschrift der für uns zuständigen Aufsichtsbehörde lautet:
Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA)
Promenade 27, 91522 Ansbach, Deutschland
Telefon: +49 981 53-1300
Telefax: +49 981 53-981300
Das Beschwerdeformular können Sie über folgenden Link öffnen: https://www.lda.bayern.de/de/beschwerde.html
Hinweis: Eine Beschwerde kann auch an jede Datenschutzaufsichtsbehörde innerhalb der EU gerichtet werden.
Änderung unserer Datenschutzhinweise
Wir behalten uns vor, unsere Datenschutzhinweise kurzfristig anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entsprechen.
WR Wohnraum AG
+49 (0) 831 930 6076-0
info@wohnraum.ag
WR Wohnraum AG
+49 (0) 831 930 6076-0
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